Vilka personuppgifter samlar vi in och varför?

På denna sida har LKF sammanställt de personuppgifter som vi samlar in vid olika tillfällen och händelser.

Personuppgifter som behandlas om LKFs hyresgäster

Visa

När hyresförhållandet börjar/vi skriver hyresavtal

Ändamål

För att kunna skriva hyresavtal med dig samt administrera hyresförhållandet

Kategorier av personuppgifter

Namn
Personnummer
Kontaktuppgifter
Förekomst av säkerhet (t.ex. borgensman)
Förekomst av förvaltare/god man och i förekommande fall kontaktuppgifter till denne
Faktureringssätt
Boendeform/-kategori

Laglig grund

Fullgörande av hyresavtalet. Om uppgifterna inte lämnas kan vi inte fullgöra våra åtaganden och vi tvingas neka dig att teckna hyresavtal.

Under pågående hyresförhållande

Ändamål

Hyresförhandlingar, fakturering, kravhantering, besiktningar, skadereglering, värme- och varmvattendebitering, felanmälan och underhåll, hyresreduceringar, tillvalsbeställningar, ge tillgång till bilpool och andra tjänster kopplade till hyresförhållandet samt övrig hantering och administration för att kunna fullgöra hyresavtalet

Kategorier av personuppgifter

Utöver de uppgifter som redan lämnats för att skriva hyresavtal kan vi nu komma att behandla följande personuppgifter.

Lägenhets- objektnummer
Dina kontouppgifter
Uppgifter och foton avseende lägenhetsstatus
Värme- och varmvattenförbrukning
Betalningsreferenser och uppgift om betalningar
Din korrespondens och uppgifter du själv väljer att lämna
Våra svar och kommentarer hänförliga till dina frågor och önskemål

Laglig grund

Fullgörande av hyresavtalet. Om uppgifter som vi behöver för dessa behandlingar inte lämnas av dig kan vi inte fullgöra våra åtaganden och vi tvingas neka dig hjälp.

Ändamål

Fastställa och styrka rättsliga anspråk till följd av hyresförhållandet och gällande rätt.

Kategorier av personuppgifter

Utöver de uppgifter som redan lämnats för att skriva hyresavtal kan vi nu komma att behandla följande personuppgifter.

Betalningsförsummelser
Störningar i boendet
Åsidosättande av sundhet, ordning och gott skick samt åsidosättande av vårdnadsplikten
Meddelande till socialnämnd i anledning av betalningsförsummelse eller störningar
Användning som kan leda till avtalets upphörande
Förekomst av ohyra
Misstanke om brottslig verksamhet i lägenheten som kan läggas till grund för förverkande eller som hyresvärden är skyldig att beivra (exempelvis koppleri)
Uppgifter som behövs för att kontrollera otillåtna andrahandsuthyrningar och överlåtelser
Andra uppgifter som behövs för att hyresvärden ska kunna fullgöra sin del av avtalet

Laglig grund

Fullgörande av hyresavtalet.

Eventuella brottsuppgifter eller känsliga uppgifter kan komma att behandlas för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Ändamål

Kundkommunikation, kvalitetsuppföljning, marknadsföring, administrera hemförsäkring, nyckel- och tagghantering, tvättstugebokning, lägenhetsvisning, bostadsanpassning, trapphusinformation, förtur till parkeringsplats och information till samarbetspartners

Kategorier av personuppgifter

Utöver de uppgifter som redan lämnats för att skriva hyresavtal kan vi nu komma att behandla följande personuppgifter.

Våningsplan
Lägenhets- objektnummer
Passageloggar
Fordons registreringsnummer

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna hantera administration, frågor och ärenden i hyresförhållandet inom ramen för de angivna ändamålen

Ändamål

Behandla och ta ställning till ansökan om andrahandsuthyrning.

Kategorier av personuppgifter

Utöver de uppgifter som redan lämnats sedan tidigare kan vi nu komma att behandla följande personuppgifter.

Skälen för ansökan
Hyresgästens kontaktuppgifter och adress under andrahandsuthyrningen
Uppgifter om föreslagen andrahandshyresgäst (exempelvis namn, adress, övriga kontaktuppgifter, personnummer). Om fullmäktige finns, namn och kontaktuppgifter till denne.

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna godkänna ansökan om andrahandsuthyrning. Om uppgifterna inte lämnas måste ansökan avslås.

Ändamål

Behandla och ta ställning till ansökan om lägenhetsbyte eller överlåtelse.

Kategorier av personuppgifter

Utöver de uppgifter som redan lämnats sedan tidigare kan vi nu komma att behandla följande personuppgifter.

Skälen för ansökan
Uppgifter om tillträdande hyresgäst (samma uppgifter som för andra hyresgäster som ska skriva hyresavtal enligt ovan)

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingarna är nödvändiga för att vi ska kunna godkänna ansökan om lägenhetsbyte eller överlåtelse. Om uppgifterna inte lämnas måste ansökan avslås.

När hyresförhållandet är slut

Se under avsnittet ”Hur länge sparas uppgifterna?”

Personuppgifter som behandlas om bostadssökande och sökande till fordonsplats hos LKF

Visa

När du är bostadssökande/sökande till p-plats

Ändamål

För att kunna hantera vår bokö samt för marknadsföring och statistik

Kategorier av personuppgifter

Namn
Personnummer
Kontaktuppgifter
Ekonomiska förhållanden
Familjeförhållanden
Önskat boende
Boendeförhållanden vid tidpunkten för ansökan
Information om studier
Arbetsgivares namn, adress och kontaktuppgifter
Uppgift om referensperson hos t.ex. arbetsgivare eller tidigare hyresvärd
Uppgift om svar på lägenhetserbjudande

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose ditt och vårt berättigade intresse av att kunna söka lägenhet/p-plats via vår bokö samt för marknadsföring och statistik. Om uppgifterna inte lämnas kan du inte stå i vår bokö.

När du som bostadssökande/sökande till p-plats kommer i fråga för en lägenhet

Ändamål

Kontroll av om du uppfyller de krav som vi ställer på en hyresgäst och administration i samband med det.

Kategorier av personuppgifter

Utöver de uppgifter som redan lämnats för att stå i bokön kan vi nu komma att behandla följande personuppgifter.

Kreditupplysningar från kreditupplysningsföretag
Uppgifter från kronofogden eller inkassobolag
Uppgift om borgensman
Anställnings- och arbetsgivarintyg
Uppgifter från referenspersoner
Uppgifter i övrigt om hur du skött tidigare boenden såväl vad gäller hyresbetalningar som i övrigt
Dom eller ansökan om äktenskapsskillnad, dom om bättre rätt till lägenhet, bodelningsavtal eller andra handlingar till stöd för iakttagen bytesrätt eller överlåtelse

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att hantera ärenden om lägenhetsbyte. Om uppgifterna inte lämnas kan vi inte godkänna bytet.

Personuppgifter som samlas in vid beviljad förtur eller för hyra av en stödlägenhet via kommunen

Visa

När du blivit beviljad förtur till lägenhet av kommunen eller att hyra en stödlägenhet via kommunen. När vi skriver hyresavtal med dig gäller samma förutsättningar som för andra hyresgäster.

Ändamål

Avtalsadministration med kommunen (inklusive tilldelning av förtur) samt uppföljning av andrahandshyresgäst för bedömning av möjlighet att få överta hyresavtalet (vid stödboende).

Kategorier av personuppgifter

Namn
Personnummer
Kontaktuppgifter
Bostadsadress
Objektnummer
Uppgifter om andrahandshyresgästens boende och referenser

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för ditt och vårt intresse att kunna tilldela förturer och stödlägenheter samt administrera och bedöma dessa ärenden.

Personuppgifter som samlas in om förvaltare, god man, fullmaktstagare eller annan företrädare

Visa

Ändamål

För att kunna kommunicera via företrädare samt säkerställa behörigheter i samband med det.

Kategorier av personuppgifter

Namn
Kontaktuppgifter
Kopia av ID-handling
Kopia av förordnanden eller annan behörighetshandling

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att vi och huvudmannen ska kunna kommunicera via företrädaren.

Personuppgifter som samlas in om borgensman

Visa

Ändamål

För att kunna hantera borgensåtaganden.

Kategorier av personuppgifter

Namn
Personnummer
Kontaktuppgifter
Ekonomiska förhållanden jämte intyg

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna hantera borgensåtaganden och därmed säkerställa betalningsförmåga

Personuppgifter som samlas in om LKFs konsulter, leverantörer eller samarbetspartners

Visa

Ändamål

Kommunikation, upphandling, ID-kontroll för nyckelhantering samt fastställa och styrka rättsliga anspråk

Kategorier av personuppgifter

Namn på kontaktperson eller enskild firma
Organisationsnummer för enskild firma
Kontaktuppgifter
Uppgifter som lämnas i upphandlingsunderlag
Kopia av ID-handling
Andra uppgifter i samband med vårt samarbete eller för att vi ska kunna fastställa och styrka rättsliga anspråk

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att kunna kommunicera och hantera ärenden med konsulter, leverantörer, entreprenörer eller annan samarbetspartner.

Personuppgifter som samlas in vid inkommande e-post/mejl till LKF

Visa

Ändamål

Hantering av inkommande & utgående e-post

Kategorier av personuppgifter

E-post
Personuppgifter som avsändaren väljer att lämna i e-postmeddelandet

Laglig grund

Personuppgiftsbehandlingen sker med stöd av berättigat intresse och nödvändig för att LKF ska kunna skicka ut, ta emot och hantera inkommande e-post.

Personuppgifter som samlas in vid kontakt med kundcenter och LKFs sociala medier

Visa

Ändamål

För att kunna hantera kundserviceärenden och kundkommunikation samt marknadsföring och information om vår verksamhet

Kategorier av personuppgifter

Namn
Kontaktuppgifter
IP-adress
Din korrespondens och uppgifter du själv väljer att lämna

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och ditt berättigade intresse av att hantera kundserviceärenden och kundkommunikation samt för oss att kunna marknadsföra och informera om vår verksamhet. Om uppgifterna i kundserviceärenden inte lämnas kan vi inte hantera dina ärenden.

Inspelning av vissa telefonsamtal

LKF arbetar ständigt på att bli bättre på service och bemötande. Därför spelar vi regelbundet in samtal som kommer till LKFs kundcenter. Inspelningarna använder vi sedan i utbildningssyfte. Samtalen raderas inom 30 dagar. Du kan alltid välja att just ditt samtal inte ska bli inspelat.

Ändamål

Kundupplevelsemätning i syfte att förbättra den övergripande kvaliteten i kundservice.

Kategorier av personuppgifter

Namn
Telefonnummer
E-post
IP-adress
Andra uppgifter som den som ringer väljer att lämna

Laglig grund

Personuppgiftsbehandlingen sker med stöd av berättigat intresse och är inte obligatorisk att besvara.

Vår närvaro i sociala medier

När du besöker LKFs sidor på Facebook, Instagram, LinkedIn, Youtube och Vimeo, kommer dessa företag placera en cookie på din dator eller telefon, oavsett om du är medlem hos dem eller ej. Denna cookie raderas automatiskt efter två år från den tid du besökte sidan senast. Du kan själv radera denna cookie när du så vill.

Cookien registrerar ett besök och visas för oss som att någon har besökt vår sida. Är du medlem på Facebook kommer vi få andra uppgifter kopplat till ditt besök, som ålder, kön och demografisk data. Notera att all statistik vi får tillgång till är anonymiserad, även om du är inloggad på någon av de sociala sajterna. Det betyder att vi inte kan se att det är just du specifikt som är någon av våra besökare.

Notera att de sociala webbsajterna använder statistiken så att alla annonsörer kan rikta sin reklam till en specifik målgrupp, till exempel att kunna annonsera till alla män i åldern 30-35 som bor i Lund och som har visat intresse för ett bostadsbolag.

Analys av inkommande telefonsamtal, e-post samt chattmeddelanden

Använd data för detta syfte anonymiseras löpande och raderas efter 30 dagar och presenteras bara som sammanställd statistik.

Ändamål

Analys av inkommande telefonsamtal, e-post samt meddelanden via chatt till kundcenter med syfte att förbättra LKFs verksamhet och kunna erbjuda boinflytande till LKFs hyresgäster.

Kategorier av personuppgifter

Namn
Telefonnummer
Personnummer
Bostadsadress
Objektnummer
Organisationsnummer
E-postadresser
Andra uppgifter som den registrerade väljer att lämna under samtalet, i e-postmeddelandet eller i chatten.

Laglig grund

Personuppgiftsbehandlingen sker med stöd av berättigat intresse.

Besökssystemet

Ett besökssystem kopplat till bokade besök på FutuRum.

Ändamål

Administrera besök mellan medarbetare på LKF och besökare samt ange information om antalet individer inne i byggnaden (Futurum) vid händelse av utrymning (på grund av brand eller motsvarande).

Kategorier av personuppgifter

Namn
Efternamn
Bolagets namn (inte obligatorisk)
Telefonnummer
E-post

Laglig grund

Personuppgiftsbehandlingen sker med stöd av berättigat intresse.

Personuppgifter som behandlas om föreningar som söker sponsring av LKF

Visa

När du söker sponsring som förening hos LKF

Ändamål

Administrera ansökan gällande sponsring förening.

Kategorier av personuppgifter

Namn på förening
Organisationsnummer
Namn
Efternamn
Telefonnummer
E-post
Folkbokföringsadress
Andra uppgifter som den registrerade väljer att lämna

Laglig grund

Personuppgiftsbehandlingen sker med stöd av berättigat intresse.

Vad är syftet med ansökningsformuläret?

Syftet är att administrera ansökningar från föreningar som ansöker om ekonomiska medel (sponsring) till olika aktiviteter i bolagets bostadsområden som främjar trivsel och en hälsosam fritid för bolagets hyresgäster.

Är registrering i ansökningsformuläret obligatorisk?

Ja, samtliga föreningar som ansöker om ekonomiska medel (sponsring) måste skicka sin ansökan via Microsoft Forms (ansökningsformuläret).

Vilken är den lagliga grunden?

Den lagliga grunden för denna personuppgiftsbehandling är berättigat intresse (artikel 6.1f, dataskyddsförordnigen).

Vilka personuppgifter kommer att hanteras?

Namn på förening
Organisationsnummer
Namn
Efternamn
Telefonnummer
E-post
Folkbokföringsadress
Andra uppgifter som den registrerade väljer att lämna

Kommer LKF att dela mina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer inte att delas med tredje part.

Hur länge kommer mina personuppgifter att hanteras?

Ansökan gallras från Microsoft Forms inom 8 månader men bevaras av LKF ytterligare 7 år innan den gallras.

Sker personuppgiftsbehandlingen inom EU?

Personuppgiftsbehandlingen sker inom EU.

Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har alla registrerade ett antal rättigheter. Information om dina rättigheter och hur dessa rättigheter kan utövas finns i Integritetspolicy för Lunds Kommuns Fastighets AB.

Om du önskar kontakta oss med anledning av vår hantering av dina personuppgifter är du välkommen att göra det via kundcenter@lkf.se

Invändning mot personuppgiftsbehandlingen?

Du har rätt att vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du vill klaga på den personuppgiftsbehandling som sker. För mer information se www.imy.se.

Personuppgifter som samlas in vid fotografering och bildmaterial

Visa

Ändamål

Marknadsföring och information om vår verksamhet.

Kategorier av personuppgifter

Foton och bildmaterial

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna marknadsföra och informera om vår verksamhet.

Personuppgifter som samlas in vid kameraövervakning

Visa

Ändamål

Kamerabevakning i garage för att förebygga brott, underbygga rättsliga anspråk och komma till rätta med störningar.

Kategorier av personuppgifter

Bilder inom ramen för kamerabevakning

Laglig grund

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna förebygga brott, underbygga rättsliga anspråk och komma till rätta med störningar i garage.